Informasjonsgrafikk 2

Last ned essayet

Oppgavetekst:

Utvikling og design av skjema dreier seg om noko mer enn grafisk blankett-konkstruksjon og tekniske løsninger tilpassa vår digitale tidsalder. Kva meines med dette utsagnet?

Karakter: A

Skrive av Oda Hveem, 18. juni 2006

Introduksjon: duplekskommunikasjon

Halvdupleks er eit kjent begrep innan IT, og går ut på at overføringen av data (bytes) er tovegs, men berre ein veg om gangen. Namnet dupleks har og den generelle tydinga av at du har ei linje oppretta mellom sendar og mottakar, men du kan ikkje sende informasjon i begge retningar samstundes. Dette prinsippet gjeld òg for skjemadesign som eg skal sjå nærmare på i dette essayet. På bakgrunn av det vil eg diskutere korleis denne asynkrone informasjonskanalen mellom mottakar, som i dette tilfellet refererar til brukaren av skjemaet, og sendar, som refererar til konstruktøren av skjemaet, kan verta oppretta på ein best mogleg måte.

Skjemarutine

Idealet for kommunikasjon er å stadig utveksle informasjon mellom mottakar og sendar, ein snakkar og lyttar om ein annan til begge partar føler dei forstår kvarandre. I ein skjemasamtale har kvar av partane bare éin sjanse til å nå fram. Skjemadesign bryt dermed med prinsippet om idealet for kommunikasjon og er i ei særstilling som konstruktøren av skjemaet må vere pinleg bevisst på. Sendaren må etter beste evne gjere seg så godt forstått at alt er klinkande klart for mottakaren, uansett alder, kjønn og utdanning. Alt det mottakaren har å støtte seg på, er skjemaet og det skriftlege materiellet som følgjer med. Nødhjelpa er å tilkalle ekspertise, dei fleste vil unngå dette, av fleire hensikter, f. eks. på grunn av tidsnød eller unngå å bli oppfatta som uvitande.

Utarbeiding, distribusjon og innsamling

Det første ein gjer når ein skal designe eit skjema, er å planleggje. Jo betre kvalitet på skjemaet, jo betre kvalitet får ein på svara. Sjølv om skjemautfylling er svært viktig, opplever folk det som ressurskrevjande og ubehageleg. Jo betre skjemaet kommuniserer med mottakaren, dess meir smertefritt vil utfyllinga foregå. Ein konkurrerer heile tida med avgrensa tid og merksemd. Derfor er tid brukt på å planlegging av skjema og datainnsamling ei god investering.

Når ein er ferdig med den første planleggingsdelen, går ein over i ein analysedel. Her må ein finne ut om kva opplysningar som allereie er kartlagde – oppgaveregisteret og statistisk sentralbyrå er stadar der leitinga kan byrja. Ein må ta val i forhold til kva ein må spørje om i skjemaet, og kva ein kan utelate. Ein sparar mest tid om ein slepp å spørje i det heile tatt. Etter at ein har sett opp ei liste over spørsmål og val, går ein over i neste del: målgruppeanalyse. Her må ein ta hensyn til kven som skal fylle ut skjemaet og kva forutsetningar gruppa av menneske har. Ein må og huske på å velja eit enkelt språk som målgruppa forstår.

Neste steg i prossessen er formulering av spørsmåla. Her må ein jobbe i detalj med basis i det ein fann ut av målgruppeanalysen. Lukka spørsmål kan ofte lette arbeidet for både sendaren og mottakaren. Førehandsutfylling av felt kan òg lette arbeidet, men det kan ha ein negativ verknad: lettvinte svar. Til sist må ein sette av plass til mottakaren sine eigne kommentarar. Når alt dette er på plass er det på tide å velje kva medium ein skal nytte. God layout og grafisk utforming kan styrke motivasjonen til mottakaren. Oppbygginga av skjemaet er også svært viktig for motivasjonen.

For å få nytte av skjemaet må det distribuerast og bli samla inn på ein god måte. Nokre skjema treng meir marknadsføring enn andre. Ansvaret til mottakaren er å fylle ut skjemaet, medan etaten må sørgje for at mottakaren får eit skjema og stå til teneste og veiledning under utfyllinga. Her er det skilnad på e-baserte skjema og papirbastert skjema. I e-baserte skjema kan det liggje kontroll over at ein fyller ut rubrikkane som krevjar det, medan papirbaserte ikkje har den same kontrollen. Ved feil utfylling må ein ha ein ny runde – som igjen med på å dra ut tida.

Til slutt i denne prosessen gjenstår innsamling og analysering av data, og svardata kan endeleg bli brukt til formålet sitt. For framtidig bruk av skjemaet er det viktig med jamnlege kontrollar og eventuelt oppdatering av skjemaet. (Skjemavett 2001 s 96)

Elektroniske skjema kontra papirbaserte skjema

Det er mange fordeler med elektroniske skjema kontra papirbaserte. Både økonomisk, effektivitet og brukarvenlegheit. Økonomisk sett reduserer ein kostnadane som er knytt til administrasjonen som krevst i forhold til papir-baserte skjema, og ein sparar dessutan trykk- og portokostnader. Med stavekontroll og intelligens, definert for kvart av felta som skal fyllast inn, vert feil i utfylte skjema redusert. Veiledning undervegs kan opptre dynamisk, slik at ein kan slå av og på alt etter behov. Passordbeskytting kan bli brukt til å sikre avlevering av konfidensiell informasjon.

Samstundes krevjer elektronikse skjema ekspertise innan digitale løysningar. Ein må kanskje investere i serverplass og ein må ha kunnskap om korleis database fungerar, for å utnytte det elektroniske skjemaet maksimalt.

Den viktigaste skilnaden mellom elektroniske og papirbaserte skjema er at elektroniske skjema er dynamiske, medan papirbaserte er statiske. Dette har ein stor innverknad på mottakaren som sparar tid når skjemaet endrar seg ut i frå kva opplysningar mottakaren kjem med. F. eks om mottakaren svarar at han ikkje har teke lån under utdanninga, kan spørsmålet om når og kva beløp det var snakk om strykast av lista. Dette er med på å legge til rette for ein rask og effektiv kommunikasjon mellom sendar og mottakar. Samstundes skal det nemnast at når skjemaet er dynamisk, alternativ vert styrt utifrå forutgåande svar, kan brukaren miste globale oversikten over informasjon han ellers ville hatt på eit statisk skjema. Dette kan føre til misforståingar, nettopp på grunn av avskjeringa av informasjon.

Kva rolle spelar design i skjemautforming?

For å setje det litt på spissen vil eg trekkje fram ei historie frå USA, der det under presidentvalet i 2001 nesten haldt på å gå gale. Då stemmetellinga for det demokratdominerande valdistriktet Palm Beach i Florida starta, steig ultra-konservative Pat Buchanan sine røyster i taket. Det har frå mange hold vert hevda at på grunn av ein dårleg formgjeve valseddel, trudde folk dei hadde stemd på Al Gore, medan dei i røynda stemde på Buchanan (Kärrby 2002, s. 55). Dette dømet syner det store ansvaret som ligg på desgineren av skjema og blankettar. Porsjonering av luft, konsekvent bruk av storleik og grader av skriftsnitt og bruk av fargar, er grep som formgjevaren rår over. Brukt på ein feil måte i skjemakonstruksjon, kan brukaren i verste fall verta forvirra. Brukt på ein riktig måte, skal brukaren ikkje kunne ense dei ulike teknikkane til designeren. Det er kanskje derfor det ligg meir prestisje i å formgi ein stilfull brosjyre, enn å formgi ein blankett ingen fyller ut feil. God design er dermed usynleg design, når det gjeld skjemakonstruksjon, vel og merke.

Det er altså mange aspekt ein må ta omsyn til før ein går i gang med skjemakonstruksjon. Robert Barnett oppsummerar i artikkelen ”Understanding forms as communication” frå 1992, desse viktige saksområda som gjeld skjemadesign såvel som generell informasjonsdesign:

- avoiding the ”Plain Language” trap

- asking the right questions

- cooperation and motivation

- ethics and truth

- words, context and forms grammar

Konklusjon

Skjemadesign fungerer i prinsippet på same måte som alt anna innan utforming av informasjon: det handlar om kommunikasjon. Ein kommunikasjon mellom designer og brukar, der hovudansvaret for at informasjonen som vert samla inn er sann, ligg på designeren. Kommunikasjonen tovegs, men berre ein veg om gangen – lik dupleks-prinsippet. Kreatøren set premissa ut av målgruppa til brukaren. Jo betre kreatøren kan kommunisere med brukaren, jo meir informasjon kan ein få att av forbindinga. Det dreier seg om forsking, teori og praksis om korleis menn-eske responderer og reagerer. Informasjonen sendaren vil kommunisere med mottakeren, må formast på ein presis verbal-visuell uttrykksform, slik at den gir best mogleg effekt ut til den målsette mottakergruppa. Behersking av eit verbalt-visuelt språk på ein metodisk og formell måte er kvalitetar som er heilt essensielle i denne samanhengen. Kunnskap om pedagogikk, estetikk, grafikk, visualisering og psykologi ligg i botnen for forståinga av kommunikasjon, særleg når det er snakk om dupleks-kommunikasjon.

Kjelder:

Tor Nygaard (2002). Skjemavett. Oslo: Kommuneforlaget.

http://www.aladdin.no/sw518.as...

Ida Kärrby (2002). Bakom blanketten. CAP&Design, no. 4, pp. 55-60

Robert Barnett. 1992. ”Understanding forms as communiation”. Canberra: Communication Reaserch Press